01 · El edificio
El informe debe reflejar la situación conocida del edificio.
Una comunidad puede realizar obras, sustituir instalaciones, detectar nuevos riesgos o corregir los que ya aparecían en el informe. Esos cambios deben incorporarse cuando corresponda para que la información preventiva siga siendo útil.
El mantenimiento también incluye revisar las referencias normativas y adaptar el contenido preventivo cuando entren en vigor cambios que resulten aplicables a la comunidad o a los trabajos que se realizan en ella.
02 · Las empresas y los autónomos
La situación de un proveedor puede cambiar de un año a otro.
Que un proveedor declare tener su documentación en orden este año no acredita que su situación siga siendo la misma el siguiente. Pueden cambiar sus trabajadores, seguros, subcontratas, condiciones de trabajo o su situación con Hacienda y la Seguridad Social.
Por eso solicitamos una declaración responsable actualizada. En ella, cada proveedor manifiesta disponer de la documentación que le corresponda según su actividad y situación:
- Certificados de estar al corriente con Hacienda y la Seguridad Social, seguros y documentación preventiva que proceda.
- En empresas con trabajadores: altas y cotizaciones, formación e información preventiva y aptitud médica cuando corresponda.
- En autónomos sin trabajadores: alta y cotización al RETA o equivalente, sin exigir documentos de empleados que no tienen.
La declaración recoge lo que manifiesta el proveedor. Cuando corresponde, solicitamos documentación adicional; en trabajos de especial riesgo, la declaración no sustituye la documentación preventiva específica necesaria antes de empezar.
03 · Qué hacemos cada año
El trabajo que comprende el mantenimiento.
- Revisamos la información del edificio.Incorporamos riesgos reparados, cambios relevantes y novedades normativas aplicables.
- Enviamos la información preventiva.El informe que reciben los proveedores recoge las actualizaciones correspondientes y la situación conocida del edificio.
- Solicitamos declaraciones actualizadas.Pedimos a las empresas y autónomos que vuelvan a declarar su situación documental.
- Conservamos constancia del seguimiento.Recibimos y guardamos las declaraciones y la documentación aportada. Cuando procede, pedimos información adicional.
04 · Durante el año
Los cambios importantes se comunican cuando ocurren.
La revisión anual es un seguimiento periódico del servicio. Si hay un cambio relevante, la actualización preventiva debe atenderse cuando corresponde.
Para mantener la información al día, comunica a Ability Prevención las obras, instalaciones nuevas, riesgos detectados o reparaciones que puedan afectar al informe, así como la incorporación de nuevos proveedores. Los proveedores también deben comunicar sus cambios relevantes.
Si se prevén trabajos de especial riesgo, hay que atender la coordinación y la documentación específica antes de su inicio.
05 · Por qué es anual
La anualidad corresponde al seguimiento del servicio.
El mantenimiento se cobra cada año porque comprende la actualización de la información preventiva y el seguimiento de la coordinación documental con los proveedores.
La normativa no establece una renovación anual general del informe ni de toda la documentación. El artículo 7 del Real Decreto 171/2004 (BOE, se abre en otra pestaña) prevé que la información sobre los riesgos del centro se facilite antes de iniciar las actividades y cuando se produzcan cambios relevantes a efectos preventivos.
Dentro de nuestro servicio revisamos esa información cada año, sin dejar para la revisión anual los cambios que requieran atención antes.
06 · El objetivo
Prevenir riesgos y dejar constancia de las actuaciones.
La información actualizada ayuda a que los proveedores conozcan los riesgos del edificio y las medidas preventivas que deben tener en cuenta. Conservar el intercambio de información, las declaraciones y las actuaciones realizadas permite documentar el seguimiento de la coordinación.
Esta documentación ayuda a acreditar la diligencia de la comunidad y del administrador, sin eximir de responsabilidad ni garantizar el resultado de una inspección o un procedimiento judicial.
Contacta con nosotros para revisar tu caso o comunicar un cambio en el edificio o sus proveedores.
enrique@abilityprevencion.es · 985 08 40 40